“Sunt copleșit, sunt prea multe de făcut, nu am timp!”. Ba da, poți avea! Putem să ne împărțim între birou și acasă, între responsabilități și bucurii, fără să ne simțim împrăștiați într-o mie de zări, dacă aplicăm principiul decluttering 🙂

Am vorbit cu Specialistul ATLAS în coaching, Ioana Marinescu, să ne ajute cu un plan pentru a ne organiza mai bine și pentru a învăța să prioritizăm task-urile. 

 

Păstrează ce îți folosește și îți aduce valoare și bucurie

O temă pe care clienții mei o abordează frecvent, mai ales recent, este despre cum “sa își facă ordine” în viața profesională sau personală, cum să prioritizeze, să-și ușureze activitatea și să-și simplifice viața. 

Perioada de izolare, de work from home, a fost și este pentru unii o oportunitate să își transforme activ și pentru termen lung modul în care își gestionează, să spunem, timpul. Evit noțiunea de gestiunea timpului – sau managementul timpului, întrucât timpul este o noțiune abstractă, un concept, care primește un sens diferit în funcție nu doar de persoană, ci și de situație. Deci, vorbind despre time management, riscăm să rămânem blocați în analiză și concept. 

Așadar, o să discut despre priorități, despre a îți pune ordine în acțiuni, activități și a-ți face spațiu pentru ceea ce e important pentru tine.

Principiile pot fi la fel de simple ca și cele pe care le urmăm atunci când facem ordine acasă: păstrez ce îmi folosește și ce îmi aduce valoare și bucurie, la restul pot renunța.  

Una dintre regulile pe care le-am observat că funcționează fără excepții este principiul Pareto: 20% din acțiuni, 20% din obiecte, 20% din timp, 20% din informații generează 80% din rezultate, din valoarea adăugată. Este o regulă simplă care guvernează tot felul de procese complicate. 

Am lucrat cu multe persoane, care aplicând aceste 2 principii simple: ce este important pentru mine (adică ce îmi folosește și îmi aduce bucurie și valoare) + care sunt acele câteva acțiuni care mă vor apropia cât mai tare de rezultatul dorit, dacă încep acum, au reușit să-și facă ordine în priorități, în activități și să își păstreze concentrarea asupra aspectelor importante pentru ei.  

Acest principiu poate guverna majoritatea acțiunilor noastre și poate ajuta la reducerea multor din acțiunile mărunte, consumatoare de energie: 

  • la ce emailuri răspund, 
  • cât de repede, 
  • cum citesc și cum fac un raport,
  • ce acțiuni prioritizez și cum le măsor
  • cu ce prieteni mă văd, 
  • cu cine vorbesc la telefon, 
  • la ce conferințe sau ședințe online particip, etc. 

 

Decluttering – simplifică ceea ce ai deja, pentru a-ți face timp și spațiu pentru ceea ce îți aduce bucurie

Apropos, decluttering – atunci când aplicăm principiul ad litteram putem vedea beneficii dincolo de ordinea din spațiul din jurul nostru. Mai ales în condițiile în care timpul petrecut într-un spațiu restrâns a crescut considerabil în ultima perioadă. Atunci, primul pas în a-ți pune ordine în gânduri și în priorități poate fi cel de a-ți pune ordine în spațiul de lucru. 

Un client cu care am lucrat recent și-a dat seama că biroul său este căptușit de rapoarte, analize, dosare, de 20, 30 chiar 50 de pagini pline de grafice și analize fiecare. Aceste rapoarte nu erau lucrate de el, ci de colegi din organizația pe care o conducea, aparent pentru a îi ușura munca și luarea deciziilor. Atunci când l-am întrebat cât “spațiu” ocupă informațiile relevante pentru el, și-a dat seama că dintr-un raport de 30 de pagini, el avea nevoie de fapt de 3, maxim 4 informații sau grafice. Apoi a realizat că, în general, își petrece doar 10-20% din timp și energie pentru chestiunile relevante pentru el și acolo unde poate aduce o contribuție valoroasă, restul de timp și energie ducându-se în direcții redundante, uneori inutile, deseori lipsite de importanță pentru el. Atât în cadrul organizației, cât și acasă. A început să reducă semnificativ atât teancurile de hârtii din jurul sau, cât și volumul de muncă și timpul petrecut pentru a citi, înțelege și lua decizii în urmă rapoartelor respective. 

A fost o modalitate de declutter eficient. Următoarea etapă a fost simplificarea rapoartelor standard, printr-un principiu de bază: începe cu concluzia, apoi include doar ce este necesar și util. Apoi și-a simplificat agenda, a delegat ce nu era relevant să facă el, a căutat ajutor acolo unde nu era destul de eficient și și-a putut concentra atenția asupra direcțiilor cu adevărat importante pentru el, inclusiv familia și pasiunile sale. Așadar, dacă tu ai începe cu concluzia, care ar fi prima “pagina” a priorităților tale? Și prima acțiune pe care ai face-o, ca să mergi mai departe? 

Cele de mai sus pornesc de la ideea de a simplifica ceea ce ai deja, pentru a îți face timp și spațiu pentru ce este important și relevant pentru tine sau pentru ceea ce îți aduce bucurie. 

 

Pornește de la CE EXISTĂ deja, ce faci deja bine și ce este deja important pentru tine

O opțiune care pornește de la o premisă diferită, ar fi să pornești de la obiectiv, de la o ambiție a ta: unde vrei să ajungi, indiferent de locul și situația în care ești astăzi?

Care este ambiția ta? Pornind de la această ambiție, îți stabilești puncte intermediare și modalități în care măsori progresul. Așadar, ajungi să transformi faimoasa listă to-do, într-una de obiective săptămânale și lunare – Ce îți propui în această săptămână, în această lună, în acest trimestru? Ce rezultate vrei să obții până la finalul perioadei?

Care sunt progresele pe care vrei să le vezi? Pasul următor ar fi trecerea fiecărei activități și acțiuni prin aceast filtru: cum te ajută fiecare acțiune specifică să îți atingi obiectivele tale, să te aducă mai aproape de ele? Astfel, poți decide cu mai multă responsabilitate față de tine și față de rezultatele tale ce vei face fără amânare, ce vei anula sau ce vei delega și cu ce cost. 

Rămân permanent întrebările de adresat: ce îmi aduce valoare? Ce îmi aduce bucurie? Ce îmi este util? Ce este în plus? Ce mă încarcă inutil? Și chiar dacă nu ai întotdeauna răspunsul la ele, doar faptul că ți le adresezi te ajută să îți păstrezi concentrarea și să ajungi să dai valoare timpului, energiei și altor resurse personale (și profesionale). Și uite așa ajungi să te transformi în generator de valoare (pentru tine și pentru alții), fără să te mai preocupe să consumul limitat al resurselor și mai limitate. 

Să ne auzim cu bucurie și cu încredere, 

Ioana 

Pe Ioana Marinescu o găsești pe ATLAS și o poți contacta pentru a te ajuta specific, în funcție de stilul și ritmul de viață. Să-ți faci programare din TIMP! 🙂