Task-uri, Task-uri care mai de care și când pare că pe final de an mai bifăm din ele și decidem să luăm lucrurile altfel, apare multitasking-ul sezonizer: cadouri perfecte, mese pline, atenție nouă și celorlalți. Totuși, din ianuarie, revenim la multitasking-ul acela de la job despre care se vorbește că ar avea dezavantaje majore dar și avantaje minunate. Unde înclină balanța?
Meyer afirmă că blocajele mintale scurte, create prin trecerea între sarcini, pot costa până la 40% din timpul productiv al cuiva.
Dacă nici Moșul nu știe despre cât de complicată e treaba cu multitasking-ul, atunci cine?? Vă spunem noi: Specialistul în coaching, Alexandra Culicovschi.
Trăim în era vitezei și totul se desfașoară ca atare. În toată această agitație, ne străduim să facem lucrurile cât mai bine la job, să păstrăm relațiile de prietenie, să fim prezenți pentru cei dragi și să simtă că pot conta pe noi sau să ne ocupăm timpul liber și cu activități care ne relaxează. Totuși numărul task-urilor pe care le avem de făcut crește de la o zi la alta, stresul se strecoară în viața noastră și de cele mai multe ori constatăm ca avem lucruri de făcut al căror termen a fost depășit, sau am omis să facem anumite lucruri importante pentru noi și pentru bine nostru fizic și psihic, păcălindu-ne că am obținut de fapt multe rezultate „fiind” multitasking.
Multitaskingul în fel și chip
Definim multitasking-ul ca fiind capacitatea de a efectua mai multe sarcini sau activități în același timp, cum ar fi să vorbești la telefon în timp ce scrii un email, sau să pregătești un raport în Excel în timp ce citești un mesaj pe whatsapp. Pentru cei mai mulți dintre noi, multitasking-ul a devenit un mod de viață. Este soluția “salvatoare” în goana după mai mult, mai bine, mai eficient. Și poate una dintre zonele în care resimțim presiunea multitaskingului este la job.
O doză de multitasking este necesară și de apreciat, mai ales în mediul de business unde viteza de reacție, rapiditatea deciziilor și competența capitalului uman sunt factorii care asigură succesul companiilor. Când multitaskingul devine însă modul principal de a funcționa la job, costurile sunt pe măsură.
Ne concentrăm pe schimbarea task-urilor și viteza înlocuiește de multe ori calitatea, tratăm superficial anumite experiențe și putem rata profunzimile care ne ajută să creștem, relațiile sunt puse în slujba scopului și mai puțin cultivate pentru ele însele.
O consecință tot mai des întâlnită a multitaskingului este epuizarea sau burnout-ul, atunci când nu suntem conștienți de capacitatea noastră reală de a rezolva anumite sarcini în timpul alocat și nici de costurile fizice pentru a le rezolva sau de timpul de care dispun efectiv pentru a le duce la îndeplinire.
Din punct de vedere psihologic un element care ne poate predispune către multitasking este imaginea noastră de sine. Imaginea noastră de sine definește totul, de la carierele pe care le alegem, la oamenii pe care îi alegem să ne fie aproape și contextele în care alegem să ne aflăm. Dacă credem că valoarea noastră de sine este mereu în pericol, vom lupta în mod constant pentru a o proteja, conștient sau inconștient. La job, unde eforturile pentru o reputație profesională, o promovare sau vizibilitate crescută sunt mize cheie, capacitatea de a face cât mai multe și a jongla cu cât mai multe task-uri pare a fi cheia succesului. Aceasta abordare poate fi însoțită conștient sau inconștient de două mantre: realizările mele definesc valoarea mea de sine și atingerea valorii este prea importantă – trebuie să rămân neliniștit pentru a-mi proteja valoarea.
Un astfel de reper exclusiv extern al valorii personale ne poate împinge către multitasking ca oportunitate de a arăta că suntem valoroși, puternici și de ce nu de inlocuit. Pâna când vine intervine epuizarea sau o criză personală, care ne împinge să ne reanalizăm valorile, motivațiile și costurile pe care suntem dispuși de fapt să le plătim.
Multitasking – abilitate nativă sau acel ceva dobândit pe parcurs
Cei de la Science alert ne avertizează că, în cazul în care nu apaținem unei mici fracțiuni de 2% din populație care sunt considerați „supertaskers”, capabili să îndeplinească mai multe sarcini fără a pierde din performanță și fără a face greșeli, cel mai probabil nu suntem foarte buni la multitasking de fapt. Ceilalți dintre noi doar ne petrecem alternând între tab-uri de Excel sau documente, conducând în timp ce vorbim la telefon, sub impresia naivă că facem un multitasking foarte bun. Chiar dacă creierul uman are o putere de procesare enormă, multitasking-ul adevărat este o raritate și dificil de realizat. Testele de laborator au arătat că avem de fapt o iluzie de multitasking pe măsură ce trecem între diferite sarcini cu viteză fulgerătoare, făcându-l să pară ca și cum procesele se desfășoară în paralel.
Totuși cercetările din ultimii ani au arătat că putem să devenim mai buni la multitasking dacă primim o pregătire pentru sarcina pe care o avem de executat și o repetăm. Cercetătorii au stabilit că după antrenamentul multitasking, creierul participanților a arătat o procesare mai distinctă a sarcinilor și a devenit mai bun la procesarea fiecărei sarcini separat.
Psihologul Clifford Nass (Standford) spunea despre creierul nostru că se schimbă odată cu comportamentul nostru. Angajarea în activități care necesită concentrare, cum ar fi citirea cărților timp de 30 de minute la un moment dat și meditație, permit creierului să rămână concentrat și să acorde atenție mai mult timp. Pe de altă parte, comutarea permanentă între sarcini ne predispune să continuăm să comutăm, chiar și atunci când încercăm să ne concentrăm. Aceasta înseamnă că multitaskerii sunt predispuși la distragere a atenției (care este o altă formă de comutare a sarcinilor), chiar dacă își închid telefonul, găsesc un spațiu liniștit și lucrează singuri.
Creierul nostru pare că trebuie să fie recalificat și să nu mai facă multitasking. Nass afirma “Creierele sunt remarcabil de plastice, remarcabil de adaptabile. Ne antrenăm creierul către un nou mod de gândire. Și atunci când încercăm să ne revenim la creier, creierele noastre sunt plastice, dar nu sunt elastice. Nu se întorc imediat înapoi în formă. “
Femeile – abilități mai bune de multitasking în mediul de lucru?
Aici părerile sunt împărțite; unele studii arată că nu există o diferență între bărbați și femei din punct de vedere al abilităților de multitasking, altele au evidențiat că ar exista totuși unele diferențe. Societatea cred ca a creat această percepție că femeile fac totuși mai mult și mai bine multitasking decît bărbații: pregătesc masa în timp cu supervizează copilul la teme și răspund și la un mail de la birou.
Citind despre acest subiect am rezonat cu următoarea afirmație: femeile nu sunt mai bune la multitasking; pur și simplu fac mai multe lucruri. Prin rolurile lor multiple, prin așteptările sociale pe care le îndeplinesc într-o măsură sau alta, prin caracteristicile feminine (grijă, empatie, orientare către cămin), acoperă o gamă mai largă de responsabilități, făra a însemna însă că fac multitasking mai bine sau că efectele negative ale acestuia le sunt străine.
Cum ne afectează productivitatea
Când oamenii spun că fac multitasking, adică fac mai multe sarcini în același timp, ceea ce se întâmplă cu adevărat este că trec rapid între sarcini. Când ne angajăm în schimbarea sarcinilor, trebuie să se întâmple mai multe lucruri. Trebuie să ne deconectăm de prima sarcină, să găsim noua sarcină, să găsim noii parametri ai sarcinii și să ne angajăm în noua sarcină. Creierul nostru este capabil să facă acest lucru foarte repede, așa că se pare că facem două lucruri simultan. De fapt, cu cât suntem mai experimentați într-o sarcină, cu atât mai repede trecem la schimbarea sarcinii și cu atât sarcina devine mai automată. Exact la fel este cu mersul pe jos și mestecatul de gumă.
Totuși când vorbim despre multitasking, vorbim de obicei despre sarcini care sunt puțin mai complicate. Pentru aceste sarcini ușor mai complicate, comutarea sarcinilor are un cost. Răspundem mai lent, facem mai multe greșeli, iar memoria noastră despre sarcinile pe care încercăm să le facem este afectată. Această ultimă consecință se referă la faptul că nu ne amintim greșelile pe care le-am făcut sau informațiile pe care le-am ratat. Acest lucru se numește atentie reziduală (innatentional blindness) și se referă la incapacitatea noastră de a ne aminti sau de a procesa informații la care nu am fost atenți, ceea ce ne afectează procesul de învățare și ne limitează creativitatea.
Cercetările au arătat că în realitate creierul nu se concentrează niciodată pe două sarcini în același timp, ci de fapt schimbă focusul înainte și înapoi între două sarcini; prin urmare este de fapt divizat. O astfel de atenție divizată poate fi afecta însă negativ calitatea rezultatelor, memoria și acuratețea execuției. Multitasking-ul poate duce la pierderea de timp din cauza schimbării focusului și predispune la erori din cauza atenției insuficiente.
Efectuarea mai multor sarcini în același timp, în special sarcini complexe, afectează productivitatea. Psihologii au efectuat experimente pentru a determina costurile acestui tip de „jonglerie” mentală (comutarea de la o sarcină la alta).
Au evaluat de asemenea și modul în care diferitele aspecte ale sarcinilor, cum ar fi complexitatea sau familiaritatea, afectează orice cost suplimentar al comutării. Potrivit lui Meyer, Evans și Rubinstein, dovezile sugerează că procesele umane cognitive de „control executiv” au două etape distincte dar complementare. O etapă este „schimbarea obiectivului” („Vreau să fac asta acum în loc de asta”) și cealaltă etapă este „activarea regulilor” („Închid regulile pentru asta și activez regulile pentru aceasta”). Ambele etape ajută oamenii să treacă automat între sarcini. Problemele apar atunci când costurile de comutare sunt în conflict cu cerințele de productivitate și siguranță. Deși costurile de comutare pot fi relativ mici, uneori doar câteva zecimi de secundă pe comutare, ele se pot aduna în cantități semnificative atunci când oamenii trec în mod repetat înainte și înapoi între sarcini. Astfel, multitasking-ul poate părea eficient la suprafață, dar poate dura, de fapt, mai mult timp și implică mai multe erori. Meyer afima că blocajele mintale scurte, create prin trecerea între sarcini, pot costa până la 40% din timpul productiv al cuiva.
Cum ne afectează sănătatea mintală
Pentru o vreme, abilitățile de multitasking au fost apreciate și valorizate. Acum cercetările arată că suntem de fapt mai productivi și mai liniștiți atunci când creierul nostru se concentrează pe lucruri la un moment dat. Cea mai importantă constatare din cercetare este că multitasking-ul poate dăuna sănătății mintale.
Cercetătorii de la Universitatea Stanford au descoperit că oamenii care încearcă să se concentreze asupra mai multor fluxuri de informații electronice simultan au o capacitate diminuată de a îndeplini bine o singură sarcină. S-a constatat că multitasking are un impact negativ asupra memoriei și asupra capacității de concentrare. Studiul de la Stanford a arătat că celor care fac multitasking le-a fost mai greu să-și amintească informațiile decât celor care au îndeplinit câte o sarcină la un moment dat. Abilitatea de a acorda atenție a fost, de asemenea, mai slabă la cei care fac multitasking decât la participanții care s-au concentrat pe un singur obiectiv.
Efectul multitasking-ului poate fi un sentiment general de anxietate, deoarece creierul încearcă să jongleze cu prea multe lucruri simultan, atunci când este în mod natural mai confortabil să se concentreze pe o sarcină pe rând.
Unele studii au descoperit că multitasking-ul poate crește emoțiile negative, poate face o persoană să se simtă mai iritabilă sau mai nerăbdătoare și chiar poate duce la stres cronic. Mi-a plăcut mult următoarea afirmație în acest sens ”multitaskerii nu se pot abține să nu se gândească la sarcinile pe care nu le fac în acel moment”.
Efectele multitasking-ului
Pâna acum s-au conturat deja câteva dintre efectele negative ale multitaskingului. Le voi sumariza mai jos:
- Ne incetineste și ne afectează productivitatea
- Este un factor de stres
- Facem greșeli din cauza atenției reziduale
- Ratăm oportunități de învățare
- Ne scade creativitatea
- Obosim, ajungem la epuizare fizică și psihică.
Pentru a-i da Cezarului ce-i al Cezarului, merită totuși să menționăm și câteva dintre avantajele multitaskingului:
- capacitatea de a rezolva mai multe probleme în acelaşi timp creşte numărul de probleme rezolvate într-o zi obişnuită de lucru.
- ne obişnuim cu distragerile. Învățăm să trecem rapid de la un registru al discursului la altul, de la un rol la altul şi, mai ales, să nu ne lăsăm copleşiți de „gălăgia” propriilor gânduri.
- trecând sarcină de lucru la alta şi iar înapoi, ne creem o atmosferă mai dinamică, în care sunt şanse mici să ne plictisim
- avem o imagine mai bună de sine și o mai mare încredere în resursele noastre atunci când ne uităm înapoi la finalul zilei și vedem câte lucruri am bifat.
Sigur rămâne să analizăm și costurile asociate acestor avantaje și să vedem în ce măsura ele rămân avantaje cu adevărat, sau doar stări temporare de bine.
Tipsurile specialistului pentru combaterea atenției reziduale la trecerea de la un task la altul
Dintre ”regulile” cu care eu rezonez pentru a-mi ține propria tendință spre multitasking sub control sunt:
1. 20/80 – fă acele 20% din activități care produc 80% din rezultate. Concentrează-ți atenția și resursele acolo unde contează cu adevărat în momentul respectiv.Te poți ocupa de restul sarcinilor, cele mai putin importante, atunci cand nu ai stres sau termene limita.
2. Planul zilei – structurează-ți ziua în funcție de ce ai de făcut și de momentele în care ai nevoie de atenție și concentrare crescută. De exemplu – dacă din experiență prima parte a zilei este mai relaxată de obicei (mai putine mail-uri/telefoane), rezervă-ți timp atunci pentru a lucra la un proiect care necesita atenție crescută. Blochează-ți intervalul în calendar pentru a nu fi deranjat. Fă o listă cu ce ai de făcut în ordinea importanței și urgenței.
3. Verifică-ți mesajele doar de câteva ori pe zi – în funcție de experiența și tipul jobului tău, stabilește un plan pentru a-ți verifica mesajele doar de cateva ori pe zi, la intervale bine stabilite. Verifica mesajele la prima oră, pentru a te asigura că nu îți scapă nimic important, răspunde la mesajele urgente, apoi mai verifica mesajele o dată sau de două ori până la finalul zilei.
4. Deconectare -Ia-ți câteva momente pentru a te deconecta în timpul zilei. Cel mai bun lucru de făcut este să stăm departe de ecrane. Pot să ne distragă atenția chiar și atunci când sunt oprite, potrivit unui studiu publicat în 2017. Citești o carte complexă? Pune laptopul la distanță, pune telefonul deoparte, pe modul avion sau ascunde-l și, pentru cei mai îndrăzneți dintre noi, oprește wifi-ul.
5. Redu spațiul de lucru – Scăpă de orice ar putea să-ți distragă atenția. Un birou curat și ordonat te poate ajuta să te concentrezi eficient pe o sarcină la un moment dat. Chiar dacă ești în mod natural dezordonat, înconjoară-te doar de strictul necesar.
6. Asumă-ți doar responsabilitățile pe care le poți îndeplini – Înainte să accepți o nouă responsabilitate, este foarte important să știi dacă ai capacitatea să o duci la îndeplinire.
7. Respiră încet și curăță-ți mintea – Exercițiile de meditație și respirație sunt metode rapide și simple care îți pot îmbunătăți performanța mentală. Potrivit unui studiu recent, doar zece minute de meditație pe zi ne fac mai eficienți.
Perioada Crăciunului, poate anul acesta mai mult decât în alți ani, este pentru mine o ocazie să mă eliberez de multitasking. Este ocazia să mă întorc spre mine, să petrec timp în liniște rememorând anul care trece și ce mi-a adus, să nu mai alerg între cumpărături, vizite și navigat pe internet în căutarea unui loc pentru a face revelionul.
Îți recomand și ție să îți distribui timpul și atenția acolo unde contează anul acesta, să-ți faci poate ca și mine, un plan minimalist pentru anul ce vine și să respiri adânc?.
